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59°C 2017-09-02

投资人分享:初创企业如何做到财务规范

对于初创型企业来说,规范财务是一件非常重要的事。对财务进行良好的规范,可以从很大程度上帮助我们去知道一个公司的运营情况;可以去进行业务分析,帮助我们去制定企业未来的发展方向和战略。规范的财务可以帮助我们看到公司的哪些业务是比较盈利的,哪些还有可以增长的空间。
投资人分享:初创企业如何做到财务规范
 
今天由创丰资本的陈天然,来和我们分享《初创企业如何做到财务规范》。这个课程主要分四个板块,第一板块是关于内帐和外帐的问题,第二是内部控制的问题,第三版块是如何做好资金的管理,第四是如何准备你的公司被财务尽调。
 
内账&外账
 
内帐是能够真实反映企业的经营状况;包括大量没有发票的各项费用,都可以根据内帐来做财务分析;而且可以影响企业的经营决策。在初创型企业当中,外账主要是对外报销费用。当企业(特别是在初创时期),在无法请专职的会计做账的时候,通常会请代理记账公司做外帐来解决报税问题,而在企业内部通常会做一个比较简单的先集合银行存款的流水的简单的内账。
 
在报销的问题上,针对内帐和外账有两种处理方式,如果一项费用有发票或者收入是有发票的就可以入到外帐,处理内帐时,无论是发票还是非发票的费用凭据称之为白条,都要作为原始凭据。因为这些都是真实的费用,所以我们需要把他入到内帐。通常要把发票的原件用来处理外账,发票的复印件和一些收据采购订单和付款记录等一些不能取得发票的凭据放到内帐里。
 
对于初创型企业可以请专职会计或者请代帐公司来处理财务的问题,通常专职会计外账和内帐都做,但是聘请一个专职会计来到一个初创型企业费用比较高昂,而且专职会计可能只能处理一些简单的财务工作,因为经验有限,在实际操作上面并不专业。第二个就是请代帐公司,来解决报税问题。代帐公司通常在报税问题上经验丰富,但是同时企业内部需要有一个出纳来做现金和银行存款的日记账,因为代帐公司只针对报税来出财务报表,内部核算包括内部出纳他们通常不负责,所以需要一个出纳。
 
投资人分享:初创企业如何做到财务规范
 
当企业发展起来,最好还是请专业会计,然后方便梳理企业过去的财务情况,列了两个表格,如图一。说明银行存款日记账和现金日记账,通过excle,第一列是日期然后序号,通常在银行存款日记帐里,标银1银2。。。在现金日记账对应的条目里面标注银行存款,比如取现标注银1,如果和银行存取无关的,从一开始标第三列为用途,如收到公司的预付款或者办公用品的费用支出或公司团队中午聚餐,第四列是借方,也就是收入,在银行或者在库存下面增加余额。接下来是贷方,也就是付出,填什么时候支出,是减少余额的。最后两列一个是余额,一个是备注,在备注里面可以表明费用是否有发票,如果有,显示在内帐和外帐应是相同的数据,如果当时因为某些原因无法取得发票,最好找相同类的发票代替,比如办公费用的发票,则内帐和外账中就会显示办公费用的支出,具体到哪个办公用品会有所不同,如果找不到办公费用的发票可以用交通费,通讯费的发票来代替,在这种情况下,内帐和外账的数据金额虽然一致,但是外账上就会体现在交通费或通讯费上面,但是内帐上依旧显示办公费用。
 
从创业开始,一个公司经常会经历四个阶段:成立之前,初创期,发展期,成熟期。当正在创业,在公司成立之前,创始人可以自己充当出纳,用excle的方式去记录流水账,去看现金是如何收入支出的。当公司在初创时期,通常会情代帐公司去做外账,企业内部做简单流水内帐。当公司在发展的时期,通常回请专职的会计来包揽内帐和外账的工作,把财务做到尽量规范。建议在公司成立之后,在条件允许的情况下,就把内帐外帐的结果做成一致,可以减少不必要麻烦,在实际费用没有取得发票的情况下,用该类别或其他来类别发票抵用。公司在成熟期之后,基本就不存在两套账了,无论是金额还是费用类别,内外帐都是一致的。
 
内部控制定义
 
内部控制定义:公司为了实现按其经营目标,保护资产的安全完整,保证会计信息资料的正确可靠,确保经营方针的贯彻执行,保证经营活动的经济性和效率性,效果性,而在单位内部采取的一个自我调整约束规划评价和控制的一系列方法手段措施的总称。内部控制和会计相关,但是不只是财务部门的事,需要公司各个部门一起参与。
 
关于内部控制重要的原则:
 
第一,不相容职务分立,就是不能部权利过于集中在一个人身上。虽然初创型企业很多人都身兼多职,但是在与财务相关的事,最好可以每个人互相牵制,比如出纳负责现金管理,就不能做帐或者保管各种档案,各种公章都应该交给不同的人保管。除非都在老板手上。总体来说:每项业务都至少有两个人来负责,起到互相制约的作用。
 
第二,减少现金交易,最好都要通过公司的银行对公账户完成,这样的话,拉出银行的流水单,就可以看到企业现金的走向,并可以保证真实性。
 
第三,规范内部审批流程。公司所有的费用支出都需要有统一的流程,按照岗位来设置审核节点,每件事都要经过相应岗位的审批才可办理,费用报销通常需要各个人员的签字,现有许多初创型企业会用小微企业的财务系统,可以通过这个做一些流程上的审批对于一些比较重要的,签字是更加有效的方法。
 
第四,保管好会计档案,特别是收入的发票,如果金额比较大,都要保留好。如果请代帐公司代帐,一定要确保发票和原始单据可以保管好。
 
第五,一定要保管好印鉴章,财务章。公司章管财务和风险,有章才有权利,盖章都必须登记可以列一个盖章的登记表。日期,盖章人,盖章缘由。以方便后期查看
 
资金管理
 
除了资产负债表和利润表,现金流量表是最不容易粉饰的财务报表。特别是每个月经营活动产生的现金流量,可以看出企业在经营活动当中有多少的现金流入和流出,这些都不容易被掩饰。每个月经营活动产生的现金流量也代表每个月公司烧钱的速度。
 
公司需要做好财务的预算,销售预算,费用预算,资本预算的汇总,就是预计有多少销售收入,有多少费用支出,哪些是固定的,哪些是可变的,还有预计放多少资产投入在固定的成本、固定资产上面。当实际的现金使用超出预算或低于预算,可以灵活的控制现金。
 
烧钱速度即为净现金消耗率,每月的现金支出减去现金入账。作为创业者要很清楚现在的现金储备,可以烧多久,希望在什么时候节点去融资。特别是在a轮之后,通常创业者都会融12-18个月的资金,在还有6个月储备金的情况下,就可以开始融资。但是如果项目在种子或天使轮的时期,融资额与成功率成反比。有时候估值低不是坏事,可以方便下一轮融资,有限的资源,迫使我们知道哪些钱是公司必须要花的,哪些不必需。这样就可以确保每一项开支都是合理的,可以产出最大的效益。
 
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